Seguindo a mesma linha do artigo que postei anteriormente sobre as “Boas práticas de gestão de projetos para o E-commerce”, entrarei no detalhe, agora explicando como montar um bom cronograma e sua importância.

Podem considerar esta uma introdução teórica para a prática, que mostrarei com mais detalhes no Webinar do dia 02/10/2013: Como montar um bom cronograma de projeto para e-commerce e sua importância

O que é um cronograma e qual sua importância:

Esta ferramenta chamada cronograma, oferece o controle semelhante a um diagrama, em que são definidas e detalhadas todas as atividades a serem executadas. Ele é a base para que o gerente de projetos possa acompanhar e controlar todas as tarefas de um projeto, garantindo a execução em seu devido prazo, além de poder controlar também alocações de recursos humanos/materiais, bem como tempo de trabalho e custos do projeto.

O segredo do cronograma é identificar o Caminho Crítico do projeto, pois apenas assim o Gerente de Projetos têm a possibilidade de aplicar técnicas de controle que aumentem a probabilidade de entregar o projeto no prazo estipulado. O caminho crítico é o conjunto de tarefas vinculadas a uma ou mais tarefas que não têm margem de atraso.

Ferramentas necessárias:

Existem muitas ferramentas online e softwares para o desenvolvimento de cronograma, porem eu indico o Microsoft Project e outro programa auxiliar, o WBS Chart Pro, que possui integração com o Project, para o desenvolvimento da WBS (EAP).

Processos para o desenvolvimento do cronograma com base na metodologia do PMI (Project Management Institute), adaptada para metodologia eNext.

EAP/WBS – Estrutura analítica do projeto e listar atividades;

A EAP (Estrutura analítica do projeto) ou WBS (Work Brakedown Structure) é a estrutura em árvore hierárquica (Tarefas gerais para mais específicas) orientada às fases ou por entregáveis que precisam ser feitos para completar um projeto. O objetivo é identificar os produtos, serviços e resultados a serem feitos em um projeto, assim ela serve como base para o planejamento de projeto. A ferramenta primária para descrever o escopo de um projeto é a EAP. Ela pode ser desenvolvida no WBS Chat Pro ou em programas similares. Após do desenvolvimento da EAP, deve-se listar todas as atividades do projeto.

Sequenciar atividades (definir dependências):

Depois de listar as atividades, muitos usam ainda outro programa chamado Pert Chart Expert para sequenciar as atividades, porem eu prefiro passar direto para o Microsoft Project e sequencia-las já na fase de desenvolver o cronograma.

Desenvolver o cronograma (Sequenciar atividades, Estimar duração e Definir recursos);

Nesta fase, devemos definir a data de início do projeto, sequenciar as atividades (Colocando dependência em todas elas, sem exceção), estimar a duração e definir os recursos. Para o sequenciamento das atividades no Microsoft Project temos um campo chamado “Predecessoras”, que é o local onde vamos relacionar as atividades do projeto, com as seguintes opções: Finish-to-start (FS), Start-to-Start (SS), Finish-to-Finish (FF) e Start-to-Finish (SF) Além de poder ter a Chamada “latência” ou “lag”, que pode ser negativa ou positiva, acrescentando ou excluindo dias do início ou término da tarefa. Em seguida, identificar o caminho crítico, analisa-lo e definir uma linha de base, que pode ser facilmente feita no Project.

Controlar:

Iniciar o monitoramento e controle do projeto, garantindo que as atividades estão sendo feitas de acordo com o que foi estipulado no cronograma. Cada empresa e/ou gerente de projeto possui uma maneira diferente de controlar o cronograma, eu pessoalmente gosto de montar “status reports”, diários ou semanais (dependendo da complexidade do projeto), contento todas as tarefas realizadas, em desenvolvimento e próximas, além de uma boa matriz de riscos. Estes itens devem ser controlados rigorosamente com todos os envolvidos no projeto, cada um em sua devida competência.

Dicas:

• Cronograma desatualizado não serve para nada;

• O cronograma deve ser compartilhado com todos os envolvidos no projeto, caso contrário ninguém saberá a ordem das atividades;

• Use um padrão de atualização do status das tarefas, como 20-50-100, 20-50-80-10, 50-100 ou 0-100. Não é relevante saber o percentual exato de finalização de uma atividade;

• Sempre identifique o caminho crítico do projeto;

• O cronograma não garante entregas no prazo, para isso dependemos das pessoas;

• Use uma boa ferramenta para geração e controle de cronograma, como o Microsoft Project. Fazer no Excel geralmente não compensa o trabalho.

Quer saber mais? Assista o Webinar no dia 02/10!